Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

1. Tietosuojavastaava

Tämä tietosuojakäytäntö kertoo sinulle henkilötietojesi käsittelystä ja suojaamisesta käyttäessäsi maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön ”Portal Greek Farms” -verkkoportaalia.

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä tämän verkkoportaalin osalta toimii maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriö, jonka toimipaikka sijaitsee Ateenassa osoitteessa Acharnon 2, 101 76 Athens (veronumero AFM 090169560).

Kaikissa tähän käytäntöön tai henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan sähköpostitse: dpo@minagric.gr

2. Keskeiset määritelmät

1. ”Henkilötiedot”: kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, jäljempänä ’rekisteröity’, liittyvät tiedot; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai välillisesti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
2. ”Käsittely”: toiminto tai toiminnat, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai muutoin, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
3. ”Käsittelyn rajoittaminen”: tallennettujen henkilötietojen merkitseminen tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä.
4. ”Rekisteri”: mikä tahansa jäsenneltyä henkilötietoja sisältävä tietojoukko, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein, oli tietojoukko sitten keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu.
5.   ”Rekisterinpitäjä”: toimivaltainen viranomainen, joka yksin tai yhdessä muiden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot; jos tällaisen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määritellään Euroopan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, rekisterinpitäjä tai tämän nimittämistä koskevat erityiset kriteerit voidaan vahvistaa unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti.
6. ”Henkilötietojen käsittelijä”:  luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
7. ”Vastaanottaja”: luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, jolle luovutetaan henkilötietoja, oli kyseessä kolmas osapuoli tai ei. Viranomaiset, jotka mahdollisesti saavat henkilötietoja tietyn tutkimuksen puitteissa jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti ei kuitenkaan pidetä vastaanottajina; näiden viranomaisten on käsiteltävä kyseisiä tietoja sovellettavia tietosuojasääntöjä noudattaen käsittelyn tarkoitusten mukaisesti.,
8. ”Kolmas osapuoli”: mikä tahansa luonnollinen henkilö, oikeushenkilö, julkinen viranomainen, virasto tai muu elin, lukuun ottamatta rekisteröityä, rekisterinpitäjää, henkilötietojen käsittelijää sekä henkilöitä, jotka rekisterinpitäjän tai käsittelijän välittömässä valvonnassa ovat valtuutettuja käsittelemään henkilötietoja. 
9.  ”Rekisteröidyn suostumus”: mikä tahansa vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja nimenomainen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn joko antamalla suostumusta ilmaisevan lausuman tai toteuttamalla selkeästi suostumusta ilmaisevan toimen.
10. ”Henkilötietojen tietoturvaloukkaus”: tietoturvaloukkaus,  jonka seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.
11. «Erityiset tietoryhmät»: henkilötietoja, joista ilmenee luonnollisen henkilön rotu- tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset taikka ammattiliiton jäsenyys, sekä geneettisten tietojen käsittely, biometriset tiedot henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten, terveyttä koskevat tiedot tai henkilön seksuaalista käyttäytymistä tai seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Tämän verkkoportaalin, joka toimii maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön sopimuksen nro 2237 nojalla,   tarkoituksena on kehittää Kreikan maatalouden alkutuotannon ja jalostuksen kansainvälistymistä. Portaalin ”Portal Greek Farms” kautta käyttäjät/vierailijat voivat erityisesti:

• hakea maataloustuotteiden (eläinlääkinnällisten ja kasvinsuojelullisten) vientitodistusten myöntämistä luonnollisilta henkilöiltä (maanviljelijöiltä, tuottajilta)
• saada maataloustuotteiden (eläinlääkinnällisten ja kasvinsuojelullisten) vientitodistuksia, joita myöntävät maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön sekä maatalous- ja eläinlääketieteenalan osastojen virkailijat
• tallentaa tietojärjestelmään kreikkalaisten luonnollisten henkilöiden (viljelijöiden, tuottajien) tuottamia maataloustuotteita
• luoda virtuaalisia näyttelyitä luonnollisten henkilöiden (maanviljelijöiden, tuottajien) tuottamista maataloustuotteista
• tallentaa työpaikkailmoituksia (luonnolliset henkilöt, kuten maanviljelijöt ja tuottajat) 
• etsiä luonnollisten henkilöiden tarjoamia työpaikkoja 
• saada tuontitietoja ICISnet-järjestelmästä; tiedot haetaan yhteentoimivuuspalvelujen kautta 
• saada tietoja maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön rekistereistä; tiedot haetaan yhteentoimivuuspalvelujen kautta.

Edellä mainittu tietojen käsittely (luovuttaminen) suoritetaan välttämättömänä julkista etua koskevan tehtävän toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6, kohta 1, alakohta e).

Edellä mainittu tietojen saatavuus helpottaa samalla rekisteröityjen tietoihin pääsyä koskevan oikeuden toteutumista, kuten säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 12 kohdassa 2 alakohdassa a ja artiklassa 15.

Lisäksi, koska ministeriö kuuluu keskushallintoon ja erityisesti keskushallinnon virastoihin ja toimielimiin (lain 4270/2014, artiklan 14, sekä Kreikan hallinnon virastojen ja toimielinten rekisterin mukaisesti), alkuperäisen käsittelyn päätyttyä sovelletaan jatkokäsittelyä arkistointitarkoituksiin yleisen edun vuoksi tai tieteellisiin, historiallisiin tai tilastollisiin tarkoituksiin. Tällaista jatkokäsittelyä ei katsota alkuperäisten tarkoitusten vastaiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 5 kohdan 1 alakohdan b ja artiklan 89 kohdan 1 mukaisesti.

Maaseudun kehittämis-  ja elintarvikeministeriö ei käytä tietojen käsittelyn oikeusperustana rekisteröityjen suostumusta (olipa kyseessä sitten tavalliset tiedot tai erityiset tietoryhmät) artiklan 29 työryhmän suositusten mukaisesti (nykyisin Euroopan tietosuojaneuvosto). Poikkeustapauksissa ja jos tämä toteutuu, voidaan pyytää rekisteröityjen suostumus käsittelyn oikeusperustaksi (esim. käyttäjän tilin seurantaa koskevien tiedotteiden lähettämiseksi), kun käsittelyä ei voida suorittaa muulla oikeudellisella perustalla. Myös näissä tapauksissa rekisteröidyt saavat tiedon ennen käsittelyä, jotta he voivat antaa suostumuksensa, ja he säilyttävät kaikki oikeutensa, muun muassa oikeuden peruuttaa antamansa suostumus, ilman että tämä vaikuttaa käsittelyyn ennen peruuttamista.

4. Erityiset tietoryhmät

Maaseudun kehittämis-  ja elintarvikeministeriö kerää julkisen edun nimissä ja toimivaltansa puitteissa henkilötietoja portaalin kävijöistä/käyttäjistä, erityisesti maaseudun kehittämis-  ja elintarvikeministeriön virkailijoista, Alueellisten maatalous- ja eläinlääketiedevirastojen virkailijoista, maaseudun kehittämis-  ja elintarvikeministeriön tietojärjestelmän ylläpitäjistä, maataloustuottajista, vierailijoista, maataloustyöntekijöistä, yritysten laillisista edustajista (ostajista) ja maatalousosuuskuntien perustajajäsenistä.

REKISTERÖITYJEN KATEGORIAT	TAVALLISTEN JA ERITYISIIN TIETORYHMIIN KUULUVIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT
Sisäiset /valtuutetut käyttäjät Maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön virkailijat	Seuravat tiedot haetaan ”julkishallinnon tunnisteiden” sekä Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön ja julkisten työntekijöiden rekisterin yhteentoimivuuden kautta: – etu- ja sukunimi – isän nimi – äidin nimi – veronumero AFM – henkilöllisyystodistuksen numero (esim. henkilökortti) – asemaa ja käyttöoikeuksia koskevat tiedot: Tiedot, jotka koskevat heidän asemaansa maaseuden kehittämis- ja elintarvikeministeriön virkailijoina ja heille tietojärjestelmässä myönnettyjä erityisiä oikeuksia
		Luonnolliset henkilöt (vierailijat, maanviljelijät, tuottajat)	Seuraavat tiedot haetaan kansallisesta verorekisteristä, jota ylläpitää Riippumaton julkisten tulojen hallintovirasto): – etunimi – sukunimi – isän nimi – äidin nimi – veronumero AFM – syntymävuosi
			Muut mahdollisesti vaadittavat tiedot: Henkilötodistus tai passi Henkilöllisyystodistuksen numero Alue Alueyksikkö Kunta Osoite Postinumero Asuinmaa ulkomailla (ulkomailla asuville)
			Kun he liittyvät hankkeeseen, tiedot haetaan Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön kansallisesta viestintärekisteristä, jos ne on aiemmin rekisteröity: Puhelinnumero yhteydenottoa varten Matkapuhelin yhteydenottoa varten Sähköpostiosoite Sosiaaliturvanumero ΑΜΚΑ Puhelinnumero  (jos eri kuin yllä) Matkapuhelin (jos eri kuin yllä)
			Seuraavat tiedot pyydetään syötettäväksi käyttäjän toimesta hänen kirjautuessaan järjestelmään ja sen jälkeen, kun todentaminen on suoritettu käyttäen kertakäyttöistä salasanaa, jonka tarjoaa Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristö: – etunimi – sukunimi – passin numero – passin myöntänyt maa – asuinmaa – matkapuhelin yhteydenottoa varten – sähköpostiosoite – kansalaisuus – kieli, jota voi käyttää yhteydenotossa – kanavat – kreikan kielen taito (taso) – englannin kielen taito (taso) – muun kielen taito (taso)
Eivät kuulu yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten soveltamisalaan
Maatalousosuuskuntien perustajajäsenet	Eivät kuulu yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten soveltamisalaan
		Oikeudellisten henkilöiden lailliset edustajat / kaupallisten yritysten lailliset edustajat (ostajat), jalostusyritysten, hotelli- ja majoitusalan yritysten sekä sellaisten yritysten edustajat, jotka ovat millä tahansa tavalla tekemisissä kreikkalaisten maataloustuotteiden tai jalostettujen maataloustuotteiden kanssa.

5. Henkilötietojen kerääminen

Merkittävä määrä tietoja siirtyy verkkoportaaliin yhteentoimivuuspalveluiden (Web Service) kautta seuraavilta toimijoilta:

• Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön (käyttäjien todentamisesta koskien). Onnistuneen todentamisen jälkeen järjestelmä siirtää verkkoportaaliin seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi, isän nimi, äidin nimi, veronumero (ΑΦΜ) ja henkilöllisyystodistuksen numero. Käyttäjätunnusta ja salasanaa kokevia tietoja ei tallenneta eikä vastaanoteta hankkeen sovelluksissa.
• Kansallinen viestintärekisteri.
• Maanviljelijöiden ja maatalousyritysten rekisteri, jota ylläpitää maaseuden kehittämis- ja elintarvikeministeriö.

6. Käyttäjien todentamistapa

Yksityiskohtainen kuvaus käyttäjien todentamisprosessista. 

Sertifioidut käyttäjät	Käyttäjien todentamisprosessi
(Valtuutetut käyttäjät) Maaseuden kehittämis- ja elintarvikeministeriön virkailijat	He liittyvät järjestelmään käyttämällä ”julkishallinnon tunnisteita” valtionministerin päätöksessä nro 29810 EX/23.10.2020 määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Näiden virkamiesten valtuuttaminen tapahtuu Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön asianmukaisen valtuutusjärjestelmän kautta, joka on yhteentoimiva julkisten työntekijöiden rekisterin kanssa. Kun he kirjautuvat järjestelmään, heidän oikeutensa tarkistetaan edellä mainitulla tavalla.
(Valtuutetut käyttäjät)Alueellisen maatalous- ja eläinlääketieteenalan osastojen virkailijat	He liittyvät järjestelmään käyttämällä ”julkishallinnon tunnisteita” valtionministerin päätöksessä nro 29810 EX/23.10.2020 määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Näiden virkamiesten valtuuttaminen tapahtuu Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön asianmukaisen valtuutusjärjestelmän kautta, joka on yhteentoimiva julkisten työntekijöiden rekisterin kanssa. Kun he kirjautuvat järjestelmään, heidän oikeutensa tarkistetaan edellä mainitulla tavalla.
(Luonnolliset henkilöt) Kansalaiset (maanviljelijät, tuottajat, vierailijat)	Heidän todentamisensa tapahtuu käyttämällä heidän tunnuksiaan (TaxisNet), joita hallinnoi Riippumaton julkisten tulojen hallintovirasto.
Maatalousosuuskuntien perusjajäsenet	Heidät valtuutetaan käyttämällä heidän veronumeroaan maatalousosuuskunnan kautta, käyttäen asianmukaista Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön valtuutusjärjestelmää. Heidän todentamisensa tapahtuu käyttämällä heidän tunnuksiaan (TaxisNet), joita hallinnoi Riippumaton julkisten tulojen hallintovirasto.
Oikeushenkilöiden lailliset edustajat	Heillä on oikeus käyttää järjestelmää todentamisen jälkeen käyttämällä oikeushenkilön Julkishallinnon tietojärjestelmien pääsihteeristön (TaxisNet) tunnuksia.
Maatalouden kausityöntekijät	Luonnollisten henkilöiden (maatalouden kausityöläiset [ulkomaalaiset]) todentaminen tapahtuu joko Google Gmailin, Microsoft-tilin tai LinkedInin kautta riippuen siitä, miten loppukäyttäjä haluaa kirjautua sisään.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastaanottajiin kuuluvat, heidän asemansa ja vastuualueidensa puitteissa, maaseuden kehitys-  ja elintarvikeministeriön sekä Alueellisten maatalous- ja eläinlääketiedevirastojen henkilöstö, jolla on pääsy tietoihin tarpeellisuuden perusteella (need-to-know basis), sekä julkiset viranomaiset ja elimet, joiden kanssa verkkoportaali toimii yhteistyössä (esim. Riippumaton julkisten tulojen hallintovirasto, Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön, Kansallinen viestintärekisteri.), yksinomaan todentamista ja tarvittavien tietojen hankkimista varten, voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisteröityjen oikeudet

Maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriö kunnioittaa luonnollisten henkilöiden oikeuksia henkilötietojensa suojaamiseen. Luonnolliset henkilöt tai muut kuin luonnolliset henkilöt säilyttävät seuraavat oikeudet:

1. Heille ilmoitetaan henkilötietojen käsittelystä.
2. He saavat pääsyn heitä koskeviin henkilötietoihin.
3. He voivat pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua tai puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.
4.   He voivat pyytää henkilötietojensa poistamista, kun ne eivät ole enää tarpeellisia tai jos käsittely on laitonta. Jos käsittelyn oikeusperustana sovelletaan yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohdan 1 alakohtaa e tai artiklan 9 kohdan 2 alakohtaa b tai g, oikeutta tietojen poistamiseen ei välttämättä voida toteuttaa, ja se arvioidaan tapauskohtaisesti voimassa olevien säännösten mukaisesti. Lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen perustelujen kohdan 4 mukaan oikeus henkilötietojen suojaan ei ole ehdoton oikeus; sitä on arvioitava suhteessa toimintaan yhteiskunnassa ja punnittava suhteessa muihin perusoikeuksiin suhteellisuusperiaatteen mukaisesti.
5. He voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaisesta erityistilanteestaan johtuvista syistä, jollei yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 21 kohdasta 6 muuta johdu.
6. He voivat esittää pyynnön henkilötietojensa käsittelyn rajoittamisesta tietyissä tilanteissa.
7. He voivat tehdä valituksen henkilötietojen suojasta vastaavalle viranomaiselle (osoite: Leoforos Kifisias 1–3, 11523 Ampelokipi, puh. 210.647.5600, www.dpa.gr) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa he asuvat tai työskentelevät, tai valvontaviranomaiselle maassa, jossa väitetty rikkomus on tapahtunut.

9. Luonnollisten henkilöiden yhteydenotto

Edellä mainittuja oikeuksia sekä kaikkia muita henkilötietoja koskevia oikeuksia voidaan käyttää tekemällä kirjallinen pyyntö, joka toimitetaan mihin tahansa yleisölle avoimeen toimipisteeseen, tai lähettämällä sähköpostiviesti maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriön nimeämälle tietosuojavastaavalle osoitteeseen dpo@minagric.gr .

10. Henkilötietojen tietoturva

Maaseudun kehittämis- ja elintarvikeministeriö toteuttaa kaikki tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tuhoamiselta, katoamiselta, muuttamiselta, luvattomalta paljastamiselta tai käytöltä. Käytössä ovat tiukat turvallisuusprotokollat, mukaan lukien salausmenetelmät ja pääsynhallintajärjestelyt, jotta voidaan varmistaa tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus.

Erityistä huomiota kiinnitetään Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön tarjoamien todentamisprosessien turvallisuuteen varmistamalla, että käyttäjien käyttäjätunnukset ja salasanat pysyvät Kreikan tietojärjestelmien ja digitaalisen hallinnon pääsihteeristön hallinnassa eikä niitä säilytetä verkkoportaalissa ”Portal Greek Farms”.  

11.  Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä niiden keräämisen taustalla olevien tarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden (esim. verotus, arkistointi) noudattamiseksi. Kun kyseinen ajanjakso on kulunut, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisella tavalla.

12.  Ehtojen hyväksyminen

Käyttäessään Portal Greek Farms -verkkopalvelua käyttäjä ilmoittaa lukeneensa, ymmärtäneensä ja ehdoitta hyväksyneensä nämä käyttöehdot sekä henkilötietojen suojaa koskevan tietosuojakäytännön. Mikäli käyttäjä ei hyväksy jotain näistä ehdoista, hänen tulee pidättäytyä portaalin käytöstä.